Шаг 8: Список дел

Наконец-то мы с тобой пришли к разделу об организации дел и времени. Мы не будем вдаваться в серьезные техники и глубоко погружаться в методологию. Я расскажу тебе самые простые основы и поделюсь некоторыми работающими (!) способами.

Возможно, ты уже знакома с разными методами и читала книги на тему организации дел (и собственного времени!), и знаешь, что далеко не все работает. В реальности, жизнь слишком изменчива и мы люди, а не роботы. К тому же в обычной жизни эти техники абсолютно лишние. Мы будем тратить много времени на составление списков, которые никогда не будут использоваться. Это мой опыт - для обычной жизни нужен всего лишь один список текущих дел и несколько списков, чтобы не забывать какие-то вещи, когда они нам понадобятся. Больше не нужно, гораздо важнее делать, чем думать об этом и записывать на бумаге.
Давай разделим наши списки дел на следующие:
  • Списки - напоминания
  • Один список текущих дел
  • Разные списки уборки, покупок и так далее

Списки - напоминания

Это временные списки, которыми мы пользуемся при определенных обстоятельствах. Например, на прошлых шагах мы делали список вечерней уборки на кухне. Поверь, через пару недель этот список тебе больше будет не нужен, потому что ты прекрасно выучишь все, что нужно делать. Такие списки можно составлять по любому поводу, например, вещи, которые нужно взять в поездку или список интересных фильмов, чтобы их посмотреть. Еще такой список полезен при планировании мероприятий: что купить, сделать и т.п. Главная задача такого списка - напомнить тебе о том, что нужно сделать в тех или иных обстоятельствах и со временем такой список потеряет актуальность.

Один список текущих дел

Пожалуйста, заведи себе только один список с текущими делами. Важное отличие полезного списка от бесполезного - полезный обновляется и меняется несколько раз в неделю. Как только твой список дел не используется дольше одной недели, есть большая вероятность, что он тебе больше не нужен. Кстати, совсем не иметь список дел тоже можно! При условии, что ты и так прекрасно знаешь что нужно делать и не забываешь чего-то важного.
Такой список нужен для записи все дел, которые тебе нужно сделать. Очень важное замечание - нужно сделать в ближайшее время. Если не сделаешь, то произойдет что-то неприятное или не произойдет приятного. Для каких дел такой список не подходит:
  • Сделать ремонт
  • Купить дачу
  • Совершить кругосветное путешествие
Если не понятно что конкретно нужно сделать здесь и сейчас, чтобы выполнить пункт - он должен быть вычеркнут. Для масштабных проектов или идей существуют другие инструменты, а маленькие, но срочные и важные дела в таком списке потеряются.
А вот для небольших дел список прекрасно подойдет, например:
  • Отнести туфли в ремонт
  • Заказать банковскую карту
  • Утром в субботу встретить курьера

Разные списки уборки, покупок и так далее

Любые списки, которыми ты пользуешься и которые редко меняются - как список уборки. Или, как список покупок, меняются постоянно и он тебе обязательно нужен, чтобы не забыть, что купить в магазине. С этими списками правило простое - если ты ими не пользуешься, значит либо он составлен не удобно для тебя или он тебе не нужен. Кстати, обращаясь к предыдущему пункту, список того, что хотелось бы когда-то сделать тоже отлично сюда вписывается (если ты пол года потом к этому списку не возвращалась и ничего не сделала, нужен ли он тебе еще?).
Со списками более-менее разобрались, давай разберемся с делами. Я бы разделила дела на две большие категории:
  • Рутинные и бытовые дела
  • Проекты

Рутинные и бытовые дела

Сюда попадают все регулярные дела, такие как уборка, и бытовые дела, в том числе семейные, например, школьные дела для детей, походы в магазин и так далее.
Как справлять с такими делами максимально эффективно? Во-первых, переложи некоторые дела на плечи супруга и детишек (с чем они могут справиться). Во-вторых, если ты что-то уже не делаешь регулярно и ничего плохого из-за этого не случается, вычеркни это дело из всех списков, оно лишнее и будет отвлекать внимание. В-третьих, если ты что-то делаешь на автопилоте, то список с этими делами тебе не нужен, а если ты постоянно что-то забываешь, не пора ли сделать напоминалку?
И расскажу тебе маленький секрет, он называется - дело дня. Каждый день выполняй одно важное дело из списка дел, не больше. На неделю готовь себе не больше 5-7 дел (вообще, максимальное количество дел, которое должно быть в списке, чтобы он был полезен). Как только получилось с делом дня, можешь дополнительно сделать себе дело недели - что-то посерьезнее, что нужно выполнить в течение недели. Таким образом дела не будут стоять на месте.
Чтобы справляться с бытовыми делами тебе прекрасно подойдет список уборки, один список дел и разные напоминалки. Здесь вся наша обычная рутинная жизнь.

Проекты

Эти дела отличаются видимым конкретным результатом. Они могут быть разные по масштабу. Например, сделать ремонт дома и сшить юбку - по масштабу дела несопоставимые, но в результате у нас либо обновленный дом, либо новая юбка. Каждое из этих дел требует специальной подготовки, например, как в случае с ремонтом, разработка дизайна, закупка материалов и еще очень много дел. С юбкой проще, но тоже нужно купить материал, выбрать время и так далее.
Кстати, прохождение 31 шага - это тоже небольшой проект, где ты узнаешь что-то новое для себя и меняешь свою жизнь.
Как работать с проектами? Первое важное правило, у тебя не должно быть их много на один момент времени. Лучше выполнить в месяц один проект, чем иметь 10 планов и не выполнить ни одного. Сейчас подумай, какой проект тебе важнее всего выполнить (пройти 31 шаг?) и сконцентрируйся только на нем.
Подготовка к проекту требует определенного мозгового штурма. Что нужно сделать? В каком порядке? Сколько необходимо денег? Какие материалы нужно изучить? И другие вопросы. Можешь просто накидать все планы на одном листке бумаги (если получается в уме, то тоже рабочий вариант!). Потом попробуй разбить все большие дела на конкретные маленькие шаги и обязательно проставь сроки. Важно, чтобы эти сроки не были оптимистичными. Если ты надеешься каждый день работать над какой-то задачей, то пообещай себе работать три-четыре раза в неделю (жизнь очень изменчива!). Лучше ты перевыполнишь план, чем постоянно будешь срывать сроки. Далее подготавливай все нужные списки: дела, покупки, планы.
Используй здесь списки-напоминания и общие списки под разные нужды. Мелкие дела можешь добавлять в твой единственный список дел постепенно в соответствии со сроками.
Возможно, ты предпочтешь делать что-то по другому, и, если для тебя это будет работать - то продолжай! Самое важное в организации дел, что твоя система работает на тебя (а не ты на систему).
И еще, используй современные технологии - веди списки на компьютере, сматрфоне или планшете. Есть много полезных приложений для ведения дел. И доверяй себе и своей памяти - некоторые регулярные дела должны выполняться на автопилоте без дополнительной сверки со списками, экономь собственное время.